Introducción
Cada venta va acompañada de una factura: un documento que enumera los productos y servicios proporcionados, el monto del pago, la fecha de vencimiento y otra información importante.
Ya sea que una empresa envíe o reciba una factura, es importante saber qué es una factura, qué contiene y cómo hacerla.
Esta guía explica cómo hacer una factura en 7 simples pasos.
Cómo hacer una factura – 7 pasos
El proceso de elaboración de una factura consta de los siguientes siete pasos:
1. Elija un método
Hay tres formas de hacer una factura:
- Generador de facturas – Los generadores de facturas son aplicaciones web que crean facturas para los usuarios en función de sus entradas. Un usuario ingresa todos los datos necesarios, la aplicación los coloca en los campos correctos de una plantilla y genera un documento descargable. Este método es el más rápido, pero no todo el software es gratuito.
- plantilla descargable – Una plantilla de factura descargable está prefabricada y publicada en línea para que los usuarios la descarguen y la completen. Para editar el documento, los usuarios necesitan el software apropiado.
- Crear desde cero – Crear un formulario de factura desde cero requiere más tiempo que los métodos anteriores. Sin embargo, permite la personalización de los campos y el diseño general del documento.
El método correcto para hacer una factura depende del tiempo y presupuesto que una persona o empresa pueda asignar.
2. Elija o haga un diseño simple y profesional
Las facturas pueden y deben verse visualmente atractivas, pero su apariencia no debe comprometer su legibilidad.
Use elementos simples como fuentes, colores de acento y un logotipo personal o de la empresa para incorporar la marca en la factura. Dé a todos los elementos suficiente espacio para que sean fáciles de detectar y leer.
3. Incluir información básica
La primera información a incluir en una factura es la siguiente:
- Título ("Factura para [nombre del cliente]"): esto ayuda a la parte receptora a identificar el documento a primera vista.
- Número único de ID de factura – El número de identificación ayuda tanto a las partes que envían como a las que reciben a hacer su administración.
- Período de facturación – El período de facturación informa a la parte receptora a qué período se aplica la factura.
4. Incluya información sobre el pagador y el beneficiario
Cada factura debe incluir información de contacto de la parte emisora y receptora, que incluye:
- Nombre completo de la persona o representante.
- Nombre formal registrado.
- Domicilio personal o comercial.
- Información de contacto (número de teléfono, dirección de correo electrónico, fax, etc.)
- Número de identificación único.
facturas de sociedades limitadas debe incluir:
- El nombre completo de la empresa indicado en el certificado de incorporación.
- O los nombres completos de todos los directores o ninguno.
Facturas de comerciante único debe incluir:
- El nombre del remitente y el nombre comercial utilizado.
- Una dirección a la que se pueden entregar los documentos legales.
5. Enumere los Bienes o Servicios
La parte más importante de la factura es la lista de bienes o servicios por los que se debe un pago.
La lista debe contener la siguiente información:
- Nombre del producto o servicio.
- Breve descripción del producto o servicio.
- Cantidad.
- Precio unitario.
- Precio total (recuento de productos x cantidad).
- Total final (suma de todos los totales de productos o servicios).
El campo de descripción permite al beneficiario incluir una explicación breve y directa de los bienes o servicios proporcionados. Este campo es importante porque es probable que el pagador pague de manera oportuna si comprende lo que se le está cobrando. Tener que aclarar este punto a los pagadores retrasa el proceso de pago.
Nota: Una acumulación de facturas impagas puede perturbar gravemente el flujo de caja de una empresa. Aprenda cómo prevenir esto y lograr que los clientes paguen sus facturas pendientes.
6. Incluir detalles de pago
La última parte de la factura está dedicada a los detalles del pago.
Los detalles de pago incluyen lo siguiente:
- Soportado Métodos de pago.
- Información de pago (como un número de cuenta, correo electrónico, enlace de solicitud de pago, etc.).
- Términos de pago.
- Fecha de vencimiento.
Esta sección también se puede utilizar para incluir información sobre descuentos o interés.
7. Verifique dos veces la factura
Corrija y vuelva a verificar la información incluida en la factura para minimizar las posibilidades de retrasos en los pagos. Cualquier error o discrepancia requiere una comunicación adicional con los clientes. También tendrás que reenviar el documento una vez introducidas las correcciones.
Qué incluir en una factura: lista de verificación
La verificación doble es más fácil con una lista de verificación a mano.
En resumen, toda factura debe contener la siguiente información:
- Número de serie único de la factura.
- Período de facturación.
- Información del pagador y del beneficiario.
- Relación y costos de los productos o bienes provistos.
- Importe total facturado.
- Condiciones de pago, información e instrucciones.
Nota: Puede pensar que una factura también es una factura, pero existen algunas diferencias. Obtenga más información en nuestro artículo Factura vs Factura.
¿Cómo hacer una factura con IVA?
Una factura con IVA es una factura regular que incluye el impuesto al valor agregado.
Para hacer una factura con IVA, agregue el porcentaje de impuestos en la sección de información de pago y agregue el monto del impuesto al total de la factura.
Plantilla de factura gratis
El artículo proporcionó todos los detalles necesarios para crear una factura. Sin embargo, si necesita descargar una plantilla de factura para uso inmediato, haga clic en el enlace a continuación.
Nuestra plantilla de factura es editable y se puede ajustar para su uso en una amplia gama de industrias.
Observación: La plantilla de factura descargable puede requerir una edición adicional para cumplir con la legislación fiscal local, estatal o específica del país.
Conclusión
Sabes cómo hacer una factura y lo que debe contener. Utilice la información de esta guía para crear facturas y revisar las recibidas.
