Las cuentas por cobrar son un aspecto esencial de contabilidad de comercio electrónico y representan los pagos que una empresa espera de sus clientes por bienes y servicios ya prestados.
Cuando se gestionan de forma eficaz, las cuentas por cobrar pasan desapercibidas. Pero, cuando se manejan mal, pueden generar problemas de flujo de efectivo y deuda, lo que puede desestabilizar un negocio.
Este artículo explorará las cuentas por cobrar y cómo administrarlas de manera efectiva.
Definición de cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar, o cuentas por cobrar, es un término contable que se refiere a la deuda a corto plazo que los clientes deben a una empresa por productos o servicios que han recibido pero que aún no han pagado.
Las cuentas por cobrar se enumeran como activo corriente en el balance. Representan fondos que la empresa espera recibir con relativa rapidez. Este nivel de liquidez significa que las cuentas por cobrar pueden usarse como garantía para préstamos y se consideran parte del capital de trabajo de una empresa.
El departamento de contabilidad generalmente se encarga de la gestión diaria de las cuentas por cobrar. Dependiendo del tamaño de la empresa, un solo contador o un equipo completo puede dedicarse a las cuentas por cobrar. Una de sus tareas principales es cobrar los pagos mediante llamadas telefónicas y el envío de correos electrónicos a los clientes y los departamentos de cuentas por pagar de otras empresas.
Cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar
Cuentas por pagar son lo opuesto a las cuentas por cobrar. Se refieren a la deuda a corto plazo de una empresa con sus vendedores, proveedores y otros acreedores.
Las cuentas por pagar son un fiscal porque representan dinero que una empresa debe pagar en un corto plazo. Las cuentas por pagar no incluyen gastos como nómina o deuda a largo plazo como hipotecas, pero incluyen pagos de deuda a largo plazo.
Las cuentas por cobrar y por pagar deben administrarse por separado, con diferentes personas a cargo. Esta separación se considera un principio contable fundamental y una medida de control interno crucial que reduce el riesgo de fraude y malversación.
Cuentas por cobrar en B2B vs. B2C
Las cuentas por cobrar pueden ser de empresa a empresa (B2B) o de empresa a cliente (B2C). Las cuentas por cobrar B2B y B2C tienen algunas diferencias clave:
- Condiciones de crédito. Las ventas B2B generalmente brindan términos de crédito extendidos, lo que significa que las empresas esperan más tiempo para recibir el pago de sus clientes comerciales.
- Facturación. El comercio B2B normalmente requiere una facturación y una documentación más complejas que el B2C.
- Evaluación crediticia. Las transacciones B2B suelen implicar una evaluación más exhaustiva de la solvencia del cliente y, en ocasiones, requieren un depósito o pago por adelantado.
- Tamaño de la orden. El comercio entre empresas por lo general implica acuerdos a más largo plazo que incluyen tamaños de pedidos más grandes, montos en dólares más altos y pagos recurrentes.
- Métodos de pago. Las transacciones B2B implican varios métodos de pago, como cheques, transferencias bancarias y Pagos ACH, mientras que las transacciones B2C se realizan mayoritariamente con tarjetas de crédito.
- Términos de pago. Las transacciones B2B pueden tener condiciones de pago más específicas, como 30 netos o 60 netos, lo que significa que el cliente tiene 30 o 60 días para pagar la factura.
- El volumen de ventas. Las transacciones B2B tienden a tener un volumen de ventas más bajo que las transacciones B2C pero montos en dólares más altos por transacción.
¿Por qué necesita realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar?
El seguimiento de las cuentas por cobrar es esencial para administrar el flujo de efectivo y medir la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Las cuentas por cobrar también son vitales para la información financiera precisa. Los balances y estados de resultados proporcionan una imagen clara de los activos y la liquidez de una empresa.
Por ejemplo, al analizar el índice de rotación de cuentas por cobrar, una empresa puede medir cuántas veces ha cobrado sus cuentas por cobrar durante un período contable. Este número proporciona una evaluación de la eficacia de la empresa en el cobro de deudas pendientes.
Un examen más detenido de las cuentas por cobrar permite que una empresa establezca su días de ventas pendientes (DSO). Esta métrica mide la cantidad promedio de días que se tarda en cobrar el pago después de una venta, y las cifras altas indican un problema con el flujo de efectivo.
El seguimiento y el análisis de las cuentas por cobrar ayudan a identificar cualquier problema con los patrones de pago de los clientes. También permite que una empresa implemente términos de crédito más estrictos si es necesario o cree una forma más eficiente de hacer un seguimiento de a facturas pendientes. Una empresa también puede evaluar la solvencia de sus clientes y utilizar esa información para tomar mejores decisiones sobre la concesión de crédito en el futuro.
Debido a que proporciona un registro preciso de los pagos de los clientes, monitorear de cerca las cuentas por cobrar también permite la detección de posibles fraude o errores de facturación antes de que una empresa incurra en pérdidas graves.
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Ejemplo de cuentas por cobrar
Entender cómo funcionan las cuentas por cobrar es más fácil con un ejemplo:
- Una empresa de consultoría ofrece servicios de TI a las empresas, factura a sus clientes por hora y ofrece condiciones de crédito de 30 días netos.
- El día 5 del mes, la consultora completa 40 horas de trabajo para uno de sus clientes y le envía un factura por $5,000 ($125/hora).
- La factura es ahora una cuenta por cobrar en el balance de la firma consultora. El cliente paga la factura el día 25 del mes, y la cuenta por cobrar se elimina del balance general y se registra como efectivo.
- Sin embargo, si el cliente no paga la factura el día 25 del mes, continúa siendo una cuenta por cobrar, y la consultora debe dar seguimiento al pago el próximo mes.
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Mejores prácticas de cuentas por cobrar
Al tratar con cuentas por cobrar, tenga en cuenta las siguientes mejores prácticas:
- Mantener una comunicación abierta y frecuente con los clientes. para evitar errores y malentendidos que den lugar a facturas impagas. Si realiza un seguimiento pronto y con frecuencia, descubrirá que la mayoría de los pagos pendientes se deben a un motivo legítimo, lo que le permitirá abordar los casos más raros en los que un cliente retrasa deliberadamente el pago.
- Establecer un proceso interno coherente para el manejo de cuentas por cobrar, incluida la creación regular de facturas, el envío por correo y el seguimiento de los pagos vencidos. Además, establezca un proceso para documentar todas las interacciones y transacciones del cliente para ayudar en la contabilidad, la cobranza o los procedimientos legales en el peor de los casos.
- Vuelva a verificar que sus clientes hayan recibido las facturas que envió. También puede aprovechar esta oportunidad para solicitar comentarios sobre su producto o servicio.
- Ofrece crédito con plazos moderados y evalúa la solvencia de tus clientes antes de extender el crédito. Si un cliente no paga sus facturas a tiempo, es posible que deba reforzar los controles en su cuenta y reducir significativamente el límite de crédito.
- Automatice y agilice la gestión de cuentas por cobrar utilizando software de contabilidad.
Conclusión
Las cuentas por cobrar son una instantánea de la liquidez y la capacidad de una empresa para cumplir con las obligaciones a corto plazo. Con una gestión eficiente de las cuentas por cobrar, una empresa mantiene un flujo de caja positivo y reduce el riesgo de deudas incobrables.
Supervisar y analizar el rendimiento de las cuentas por cobrar permite a las empresas tomar decisiones informadas y mejorar su rendimiento financiero y sus posibilidades de éxito.