A medida que evoluciona una empresa, también lo hace su carga de trabajo. Con el aumento de los gastos, la pila de facturas que esperan ser procesadas por la contabilidad de la empresa crece constantemente.
Aunque la automatización ha simplificado significativamente el procesamiento de cuentas por pagar, muchas empresas enfrentan el dilema de expandir su equipo de contabilidad interno o subcontratar parte de la carga de trabajo.
Este artículo explicará las ventajas y desventajas de la subcontratación y le dará una visión general imparcial de las cuentas por pagar.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Cuentas por pagar (AP) es un término contable que describe la deuda a corto plazo no pagada de una empresa con los vendedores y proveedores. Las cuentas por pagar, como también se les conoce, son un pagaré de una empresa a otra, comprometiéndose a pagar bienes y servicios. Los gastos de cuentas por pagar incluyen:
- Materias primas
- Productos y Equipos
- Transporte y logistica
- Energía
- Arrendamiento
- Licencias
En el pasado, las empresas pagaban los bienes y servicios en el acto con efectivo. Pero con la creciente complejidad de las estructuras corporativas actuales, esto se ha vuelto casi imposible por dos razones. En primer lugar, la factura del proveedor debe pasar por una serie de aprobaciones y, en segundo lugar, la empresa necesita tiempo para gestionar su flujo de caja.
El procesamiento eficiente de cuentas por pagar es esencial para mantener las finanzas en orden y mantener una buena relación con los proveedores, ya que a nadie le gustan los pagos atrasados.
¿Qué es la subcontratación de cuentas por pagar?
La subcontratación de cuentas por pagar es el proceso de contratar a una empresa externa para realizar tareas relacionadas con facturas o facturas. El tercero realizará cualquiera o todas las funciones enumeradas a continuación.
- Archivar datos de facturas, como detalles de proveedores, artículos y cantidades.
- Rellenar órdenes de compra (PO) y recibir informes (o recibos de mercancías).
- Revisar y aprobar facturas y publicarlas en el software de planificación de recursos empresariales (ERP).
- Impresión, firma y envío de cheques, realización de transferencias electrónicas de fondos a través de un Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o a través de pagos con tarjeta de crédito, y el envío de los detalles de la remesa al proveedor.
- Diversas tareas analíticas y de valor agregado relacionadas con los gastos de cuentas por pagar.
Además de proporcionar estos servicios básicos, las empresas de subcontratación de AP también pueden optimizar los procesos internos e introducir nuevas capacidades.
Es importante tener en cuenta que no existen soluciones únicas para la contabilidad. Los pros y los contras de la contratación interna y la subcontratación dependen en gran medida del contexto: lo que funciona para una empresa no siempre funciona para otra. Depende de cada empresa sopesar los posibles riesgos y beneficios y decidir un enfoque que se adapte a ellos.
Nota: Para obtener una imagen completa de lo que se trata la contabilidad de comercio electrónico, consulte nuestro Guía completa de contabilidad de comercio electrónico.
Desafíos de las cuentas por pagar internas
Consideremos las razones por las que una empresa podría considerar la subcontratación de cuentas por pagar.
Retos de recursos humanos
Tener un equipo interno implica más responsabilidad que la subcontratación, y cuanto más grande es el equipo, más difícil es administrarlo. El enfoque interno conlleva desafíos tales como:
- Compromiso y moral de los empleados
- Atracción y contratación de talento
- Administrar las relaciones con los empleados
- Formación y desarrollo
- Retención de talento
- Diversidad en el lugar de trabajo
Al subcontratar, ninguno de los temas mencionados son responsabilidad de la empresa contratante. Además, se aplican más a las grandes empresas y menos a las más pequeñas que a menudo tienen un solo tenedor de libros, a veces incluso el propio dueño de la empresa maneja las cuentas por pagar.
Errores potencialmente costosos
Seguir la ruta interna aumenta el riesgo de errores contables costosos porque las empresas a menudo relegan las tareas de contabilidad a una sola persona.
Contar con un solo tenedor de libros o empleado de cuentas por pagar suele ser la única forma rentable de hacerlo internamente. Aún así, también es inherentemente más riesgoso que la subcontratación a especialistas que trabajan como parte de un equipo que verifica dos veces los errores. Los empleados de cuentas por pagar internos también suelen tener exceso de trabajo en el período de crecimiento de una empresa, lo que los hace más propensos a errores costosos.
La empresa también es responsable de garantizar que el tenedor de libros se mantenga actualizado sobre la última tecnología, regulaciones y códigos fiscales. Inevitablemente, incluso la mejor educación se vuelve obsoleta con el tiempo y una empresa pierde eficiencia si no invierte regularmente en capacitación y desarrollo. Otro factor a considerar es que si el tenedor de libros tiene una carga de trabajo demasiado grande, es posible que no tenga el tiempo o la motivación para el desarrollo profesional.
Beneficios de la subcontratación de cuentas por pagar
Al subcontratar las cuentas por pagar, una empresa evita los peligros comunes del procesamiento interno de cuentas por pagar y, al mismo tiempo, obtiene los siguientes beneficios.
Mejorar la moral de los empleados
Algunas tareas contables son más glamorosas que otras y, si bien todas deben realizarse, es difícil encontrar a alguien apasionado por las cuentas por pagar. Esta es una de las tareas de contabilidad más serviles, repetitivas y aburridas, por lo que la gerencia generalmente se la entrega a los empleados más jóvenes.
Al externalizar las cuentas por pagar, una empresa reduce la carga de trabajo de su departamento de contabilidad y libera su tiempo para tareas más complejas y gratificantes como el análisis financiero y conciliación de pagos.
Más rentable
La subcontratación de cuentas por pagar es, en la mayoría de los casos, más barata y proporciona una mejor relación calidad-precio, especialmente para una empresa más pequeña. Por ejemplo, el costo promedio de los servicios de contabilidad subcontratados oscila entre $ 500 a $ 2,500 por mes, mientras que el salario promedio de un tenedor de libros es $ 45,560 por año o aproximadamente $ 3,800 mensual. Otro hecho vital para recordar es que el salario de un empleado no es el único gasto. Una empresa también debe pagar cosas como:
- Costos de reclutamiento
- Seguro de salud
- Tiempo de vacaciones
- Retirement
- Bonos
- La indemnización por despido
Nota: El procesamiento de pagos de CCBill proporciona fácil integración con inDinero, una de las soluciones contables y fiscales más populares.
Los tenedores de libros subcontratados, por otro lado, no son empleados, y la empresa no tiene que proporcionarles ningún beneficio además de la tarifa mensual. Además, la subcontratación reduce los gastos generales, ya que los tenedores de libros subcontratados operan de forma remota y no requieren que la empresa proporcione software, hardware y suministros de oficina de contabilidad.
Otro factor a considerar es la ubicación. Los mercados laborales son diferentes en todas partes y, en algunos lugares, puede ser más barato contratar internamente que subcontratar. Esta diferencia es una consideración clave cuando se subcontrata internacionalmente. Es fundamental tener en cuenta los costos laborales locales y el tipo de cambio, ya que pueden favorecer a una empresa o hacer que el costo de la subcontratación sea prohibitivo.
Inconvenientes de la subcontratación de cuentas por pagar
Si bien la subcontratación de cuentas por pagar tiene muchas ventajas, también conlleva riesgos potenciales, principalmente relacionados con la naturaleza internacional de la subcontratación.
Tienes lo que pagas
Si paga por debajo del precio del mercado, no espere obtener la mejor calidad. Atrás quedaron los días en que podía subcontratar económicamente a un economista con un título avanzado para procesar facturas. Tenga en cuenta que si elige la empresa de subcontratación menos costosa, es posible que cometan errores y requieran supervisión y corrección frecuentes.
Irlanda, Brasil, India y Filipinas son los principales países de externalización de finanzas y contabilidad. La calidad promedio del servicio disponible en estos mercados varía sustancialmente, al igual que el precio. Las empresas de externalización de mayor calidad se encuentran generalmente en Irlanda, pero también son las más caras. India es el líder tradicional del mercado en este sector, con precios bajos pero una reputación de calidad algo dudosa.
A medida que se desarrollan las economías en todo el mundo, los principales talentos locales que solían trabajar como subcontratación económica ahora están cambiando a un trabajo interno más móvil y gratificante para empresas nacionales o Los cuatro grandes. Este cambio significa que podría valer la pena pagar el precio adicional para subcontratar a un empresa con una gran reputación en lugar de buscar el que tiene el precio más bajo.
Interrupciones de la comunicación
Al subcontratar internacionalmente, siempre existe el peligro de una barrera idiomática significativa y diferencias culturales que impiden la comunicación, incluso si los empleados de ambas empresas hablan nominalmente el mismo idioma.
En un entorno como este, la comunicación se ralentiza y las personas deben explicar y verificar los detalles repetidamente. Esto afecta negativamente la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo. Dar retroalimentación directa también puede interpretarse como grosero u hostil en algunas culturas. Esta barrera del idioma es una de las principales razones por las que los servicios de contabilidad irlandeses son tan importantes en los países de habla inglesa.
La subcontratación a una empresa en una zona horaria diferente también puede dificultar la comunicación fuera del correo electrónico. Por ejemplo, si la diferencia de zona horaria es sustancial, las reuniones deben celebrarse a última hora de la tarde o temprano en la mañana. Otro problema potencial es no poder comunicarse rápidamente con el equipo subcontratado para asuntos urgentes porque las horas de trabajo no se superponen.
Conclusión
La subcontratación de cuentas por pagar puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa al mejorar la eficiencia y reducir los costos. Las empresas más pequeñas pueden preferir subcontratar porque tienen poco personal y quieren liberar el tiempo de sus empleados, mientras que las empresas más grandes pueden querer la mejor experiencia sin el costo de traerlos internamente.
Decidir si subcontratar es un asunto complejo que debe tener en cuenta muchas variables, y las empresas pueden preferir uno u otro en diferentes etapas de su ciclo de crecimiento. Si bien es cierto que a nadie le importa más la precisión de sus finanzas que a la propia empresa, vale la pena subcontratar las cuentas por pagar si la empresa elige al socio adecuado y toma medidas para mitigar los errores comunes.