Hay una línea borrosa cuando se trata de factura versus factura. Los recibos y las facturas son documentos relacionados con los pagos y brindan detalles de la compra. Sin embargo, ambos sirven para diferentes propósitos.
Para comprender las diferencias clave entre recibos y facturas, echemos un vistazo al significado de ambos.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de venta que una empresa emite a sus clientes. Describe los siguientes detalles:
- Productos o servicios proporcionados
- Monto total que el cliente debe por esos productos y servicios
- Datos de contacto de ambos: el vendedor y el comprador
Una característica importante de las facturas son las condiciones de pago. Especifica el número de días dentro de los cuales un comprador debe realizar el pago. Generalmente, este plazo oscila entre 0 y 30 días desde la fecha de suministro.
Además, los vendedores pueden ofrecer un descuento si el cliente paga antes de la fecha de vencimiento. La facturación funciona bien para los compradores debido al crédito ofrecido y es rentable para los vendedores considerando el costo de oportunidad y el flujo de efectivo.
Las facturas se pueden emitir incluso si el comprador ya ha pagado por el producto o servicio. Todos los pagos están claramente indicados en la factura por el vendedor para evitar malentendidos. Por lo general, "PAGADO" se escribe en tales casos.
Nota: Para un vendedor, la factura se denomina factura de venta. Los vendedores recopilan todas las facturas de venta para calcular un reporte de ventas conocer sus ventas totales y facturación.
¿Qué es una factura?
En el sentido más literal, una factura es dinero adeudado por un comprador o consumidor por una compra. Cuando un comprador realiza una compra, el vendedor expresa la cantidad de dinero que debe pagar con una factura. Por lo general, se emite o entrega una factura al mismo tiempo o inmediatamente después de la compra. En otras palabras, el vendedor o la empresa espera que el comprador pague de inmediato.
Tradicionalmente, una factura se escribe o se imprime en una hoja de papel que registra el costo de todos los artículos comprados, especificando las cantidades. Con el advenimiento de la tecnología, las facturas digitales están ganando popularidad.
Factura vs Factura: Las Diferencias
Los términos proyecto de ley y factura a menudo se confunden entre sí. Así que aquí hay algunas diferencias clave entre una factura y una factura.
Documentación
La primera diferencia en el debate entre factura y factura es la forma en que se documentan estas dos. Las facturas son documentos simples que solicitan un pago rápido o inmediato.
Cuando los compradores están listos con todos los artículos que desean comprar, reciben una factura para completar la transacción.
Por otro lado, se puede preparar y entregar una factura en cualquier momento de la transacción. Además, el pago no necesariamente tiene que hacerse instantáneamente al recibir una factura.
Número de orden único
Otra diferencia crítica aquí es el número único de pedido o transacción que se incluye en una factura para el mantenimiento de registros y el seguimiento financiero. Con el número de pedido, los vendedores pueden ubicar o ver la transacción completa en el futuro.
Por otro lado, una factura puede no tener ningún número de pedido. Sin embargo, podría incluir una fecha de compra para el mantenimiento de registros.
Anote el número de pedido en la factura a continuación.
Imagen vía Business Insider
Información sobre la transacción
Otra diferencia importante entre recibos y facturas es la información contenida en cada documento. La información o los detalles mencionados en una factura son bastante extensos en comparación con una factura.
Por otro lado, una factura puede no tener ningún número de pedido. Sin embargo, podría incluir una fecha de compra para el mantenimiento de registros.
Una factura incluye la siguiente información sobre una transacción:
- Número de identificación único
- Nombre comercial, dirección e información de contacto del vendedor
- Nombre y dirección del cliente/empresa a la que está facturando
- Desglose de los bienes o servicios cobrados
- Fecha de suministro
- Fecha de emisión
- Términos de pago
- Importe del IVA, si corresponde
- El monto total adeudado
Así es como se ve una factura típica:
Una factura generalmente ofrece información limitada sobre una compra:
- Enumera los artículos comprados
- El costo de cada artículo.
- La cantidad total
- Fecha de purchase
En la mayoría de los casos, el comprador revisa el monto total de la factura y hace la pago al instante.
El lado de la transacción
El lado de la transacción en el que se encuentra dicta si el documento que tiene en la mano debe llamarse factura o factura.
Un vendedor envía una factura a un comprador por bienes o servicios. Sin embargo, para el comprador, este documento siempre se considera como una factura, ya que refleja la cantidad de dinero que debe por los bienes o servicios, incluso si tiene algunos días para pagarlo.
Supongamos que una empresa de comercio electrónico contrata a un consultor para hacer SEO de comercio electrónico para su sitio web. Después de completar esta tarea de marketing en particular, el consultor enviaría una factura a la empresa por los servicios que ha prestado.
Sin embargo, a pesar de la empresa de comercio electrónico lo consideraría como una factura por los servicios de SEO proporcionados por el consultor. No lo verán como una factura.
En pocas palabras, el vendedor envía una factura a un comprador con o sin las condiciones de pago. Pero lo que recibe el vendedor siempre será una factura, independientemente de las condiciones de pago.
¿Cuándo debe usar una factura?
Las facturas son más adecuadas para empresas que tienen ciclos de pago flexibles que permiten a los compradores pagar en una fecha futura.
Por lo general, las empresas que se ocupan de compras grandes o al por mayor de bienes o productos, y aquellas que brindan servicios de suscripción específicos a clientes u otras empresas, utilizan la facturación para previsión de ingresos recurrentes y gestión de inventario.
Estos son algunos ejemplos de empresas y profesionales que apuestan por la facturación:
- Desarrollador de software y web
- Empresas constructoras
- Empresas de la industria metalúrgica
- Empresas de paisajismo
- Escritores y diseñadores independientes.
- Proveedores de servicios educativos
La facturación juega un papel importante en el proceso de seguimiento del inventario tanto para el cliente como para el vendedor, por lo que la mayoría de las empresas la practican.
Con una factura electrónica, puede solicitar pagos en línea por los productos y servicios entregados. Para aceptar pagos en línea, asóciese con un procesador de pago confiable.
¿Cuándo debe usar una factura?
¿Se pregunta cuándo debe usar una factura en lugar de una factura? Una factura es más adecuada para una empresa que espera un pago inmediato por bienes o servicios. No hay mucho espacio para la flexibilidad en el ciclo de pago aquí, como se mencionó anteriormente.
Por ejemplo, los restaurantes, bares y hoteles son negocios que tienden a utilizar un proceso de facturación. Para tales empresas, el capital diario es importante, ya que necesitan liquidar las facturas de la materia prima y la compra para el día siguiente.
Como resultado, esperan un pago inmediato por los bienes y servicios prestados. El monto total a pagar se puede imprimir o escribir en la factura.
Una vez que el comprador paga la factura, la empresa puede emitir un recibo para confirmar que recibió el pago y que la transacción se completó (esto también se aplica a las facturas).
Sistema de Gestión de Facturas y Facturas
Los sistemas de gestión de recibos y facturas han evolucionado a lo largo de los años. Los avances tecnológicos han jugado un papel importante en este cambio. Desde anotar manualmente cada factura en hojas de cálculo hasta facturas/facturas generadas por computadora, el mundo ha cambiado drásticamente.
Con la ayuda de los sistemas de gestión de recibos y facturas, el proceso de facturación/facturación se ha vuelto más preciso, rápido y rentable.
La mayoría de los sistemas de gestión de facturas o facturas también vienen con otras funciones, como la automatización de ventas y marketing para aumentar las tasas de conversión, contabilidad de comercio electrónico, CRM, gestión financiera, etc.
Nota: Obtenga más información sobre cómo crear sus propias facturas consultando nuestra guía sobre Cómo hacer una factura.
Conclusión
Una comprensión profunda de los sistemas de pago y la documentación juega un papel importante en el funcionamiento de un negocio. Necesita saber cuándo emitir una factura y cuándo emitir una factura.
Además, es fundamental comprender que cualquier factura que reciba de un vendedor siempre será una factura para usted que deberá pagar en algún momento.
Si bien muchos usan estos términos indistintamente, conocer las diferencias entre los dos puede ayudarlo a tomar una decisión más informada para su negocio.