En el comercio electrónico, al igual que en cualquier otra industria, es imposible manejar con precisión sus finanzas si no mantiene sus registros financieros en orden.
Aquí es donde entra en juego la contabilidad del comercio electrónico. Mantener sus cuentas por pagar y cuentas por cobrar bajo control, junto con otros pagos, es un requisito previo importante para una gestión estable y bien planificada. crecimiento en comercio electrónico.
En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la contabilidad de comercio electrónico en los EE. UU. Y cómo se beneficia. negocios de comercio electronico.
¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?
La contabilidad de comercio electrónico se refiere a recopilar, analizar, organizar y reportar datos financieros relacionados con transacciones comerciales y activos dentro de un negocio de comercio electrónico.
Toda la información financiera que los emprendedores de comercio electrónico obtienen a través de estos procedimientos son bases valiosas para hacer decisiones comerciales futuras.
La contabilidad consta de tres categorías clave:
- Teneduría de libros (anotando las transacciones comerciales).
- Informes.
- Presentación de declaraciones de impuestos.
Nota: Aprenda todo lo que necesita saber iniciar un negocio de comercio electrónico.
Cosas que necesita antes de comenzar con la contabilidad de comercio electrónico
Los siguientes requisitos previos son necesarios para llevar a cabo una contabilidad de comercio electrónico eficaz:
- Cuenta bancaria.
- Número de identificación fiscal comercial.
- Solución contable.
Cuenta bancaria de comercio electrónico
La primera parada en su camino hacia una contabilidad de comercio electrónico precisa y sistemática es una cuenta bancaria comercial dedicada. Los diferentes bancos ofrecen diferentes paquetes para los dueños de negocios. Sus ofertas y tarifas de mantenimiento también pueden diferir. Por lo tanto, compare varios bancos antes de elegir el banco adecuado para su esfuerzo de comercio electrónico.
Además de eso, es importante encontrar un procesador de pagos confiable y ágil para recolectar efectivamente pagos en línea.
Una cuenta de comercio electrónico separada también lo ayudará a mantener separados sus activos personales y comerciales.
Número de identificación fiscal
En los EE. UU., los propietarios de tiendas electrónicas deben comunicarse con el IRS para obtener una Número de identificación del empleador (EIN). Este es un número de 9 dígitos que utilizará en todos los documentos fiscales de su negocio. No tienes que ir al IRS en persona, pero puedes solicitarlo a través de un formulario electrónico. Se entrega a los dueños de negocios por correo electrónico.
Es bueno saber que las sociedades y las corporaciones deben poseer un EIN.
Por otro lado, los propietarios únicos usan su Número de Seguro Social (SSN) en sus documentos fiscales y otros documentos comerciales.
Nota: Infórmese también sobre el Número de Identificación Fiscal (TIN) en nuestro artículo TIN vs. EIN: ¿Cuál es la diferencia?.
Soluciones contables
Hoy en día, nadie se ocupa de la contabilidad del comercio electrónico sin una solución contable adecuada. Es más rápido, más preciso y más conveniente administrar sus finanzas a través de una herramienta de este tipo.
Consulte los beneficios clave de las siguientes cinco opciones de software de contabilidad para sus necesidades de contabilidad de comercio electrónico:
- Xero - Herramienta basada en la nube de fácil acceso, elementos fáciles de usar, simplemente integrados con otras herramientas, procesos bancarios automatizados, conversión de moneda.
- QuickBooks - Facturación simple, seguimiento de facturas y costos, informes sencillos, informes de impuestos fáciles, seguimiento del tiempo y nómina.
- ZipBooks - Administración de costos efectiva, procesamiento fluido de tarjetas de crédito, informes de acumulación y efectivo, número ilimitado de clientes y proveedores.
- Sage - Gestión del flujo de caja, gestión de inventarios y trabajos, centro de atención al cliente, funciones fáciles de usar, escalabilidad.
- FreshBooks - Opciones integradas de pago, asequibilidad, seguimiento simple de proyectos, facturación mejorada.
Comprensión de los tipos de cuentas comerciales
Existen diferentes tipos de cuentas bancarias para empresas, según el número de funciones y su finalidad. Estos son los cuatro tipos de cuentas comerciales más apropiados para los propietarios de negocios de comercio electrónico.
Cuenta de cheques
Si opta por una cuenta corriente, puede contar con los siguientes beneficios:
- Acceso perfecto a su dinero depositado.
- Sin solicitud de saldos mínimos de cuenta. Asegúrese de tener suficiente dinero en la cuenta para cubrir sus compras.
- Por lo general, tasas de interés bajas.
El principal inconveniente:
- Un límite potencial en la cantidad de depósitos en efectivo por mes.
Cuenta de ahorros
Los emprendedores de comercio electrónico con visión de futuro y responsables siempre reservan algo de dinero para ahorrar. Para ello, necesita abrir una cuenta de ahorros, sabiendo lo siguiente:
- Obtienes tasas de interés sobre el dinero depositado.
- Las tasas de interés se consideran ingresos, por lo que están sujetas a impuestos.
- Existen restricciones para retirar dinero de una cuenta de ahorros.
- Existe un requisito especial para un saldo diario mínimo.
Certificado de depósitos
Un certificado de depósitos es una cuenta de ahorros en la que deposita su dinero durante un período de tiempo fijo, ya sea un mes o cinco años.
El beneficio clave:
- Las tasas de interés suelen ser más altas para los certificados de depósito.
El mayor inconveniente:
- El dinero debe mantenerse en la cuenta hasta la fecha acordada; de lo contrario, se pueden aplicar multas.
Cuenta de Money Market
Una cuenta de mercado monetario combina las características de las cuentas corrientes y de ahorro.
Los principales beneficios:
- Tasas de interés más altas que las de las cuentas corrientes y de ahorro.
- Adecuado para emprendedores de comercio electrónico con grandes cantidades en sus cuentas que desean obtener tasas de interés más altas.
La principal desventaja:
- Se permiten hasta seis retiros por mes.
Tipos de estados financieros
Los propietarios de tiendas electrónicas deben mantener todas sus transacciones y estados financieros en el radar. Solo cuando tenga una visión clara de los costos de su negocio podrá tomar decisiones financieras razonables. Al monitorear y auditar sus informes financieros, puede predecir pérdidas potenciales y evitar algunos riesgos en el camino.
Los propietarios de empresas de comercio electrónico deben prestar atención a los siguientes tres estados financieros:
- Declaraciones de ingresos.
- Balances.
- Estados de flujos de efectivo.
Declaraciones de ingresos
Un estado de resultados es un estado financiero que informa los ingresos comerciales durante un tiempo específico. También llamado estado de pérdidas y ganancias o estado de ingresos y gastos, cubre las ganancias, pérdidas, ingresos y costos de la empresa.
Ingresos netos = (Ingresos + ganancias totales) - (Gastos + pérdidas totales)
A continuación se muestra un ejemplo de un estado de resultados:
Balances
Un balance general es un informe completo sobre los pasivos, activos y patrimonio de los accionistas de la empresa en un momento determinado. Contiene datos sobre las posesiones y deudas de una empresa, así como las inversiones realizadas por inversores y accionistas.
Por lo general, consta de dos columnas, con los activos en el lado izquierdo y los pasivos con el patrimonio del accionista en el otro lado, un balance general se basa en la siguiente ecuación:
Activo = Pasivo + Capital contable
Estados de flujos de efectivo
Un estado de flujo de efectivo resume el efectivo y sus equivalentes que se pagan a y por su empresa. Mide la cantidad de efectivo que una empresa puede generar para cubrir sus deudas y financiar sus actividades operativas.
Los principales beneficios de los estados de flujo de efectivo:
- Informar al propietario de la empresa sobre cómo se gestionan las actividades financieras de la empresa.
- Entender quién paga el dinero a la empresa.
- Conocer cómo se gasta el dinero en la empresa.
Tareas de contabilidad de comercio electrónico
Todos los propietarios de negocios de comercio electrónico deben manejar varias tareas de contabilidad de comercio electrónico de forma regular. Se reduce a las siguientes cinco operaciones:
- Categorizar gastos y transacciones.
- Seguimiento de gastos.
- Seguimiento del flujo de caja del inventario.
- Seguimiento de inventario.
- Seguimiento de devoluciones de clientes y contracargos.
- Calcule las ventas de equilibrio.
- Manténgase al tanto de los impuestos.
Categorizar gastos y transacciones
Las actividades operativas reflejan cuánto efectivo se genera a partir de los productos de una empresa y los usos del efectivo de las actividades comerciales.
Las dos categorías principales de transacciones son ingresos y gastos.
Las soluciones de contabilidad modernas clasifican automáticamente las transacciones en nombre del usuario. Aún así, debe verificar cada transacción y agregar categorías adicionales si es necesario (por ejemplo, gasto de marketing, salarios, etc.).
Estos datos le ayudan a calcular los ingresos mensuales, junto con los costos únicos y regulares.
Seguimiento de gastos
La contabilidad detallada del comercio electrónico incluye el seguimiento de los siguientes gastos comerciales:
- Prueba de pagos.
- Ingresos.
- Facturas
- Facturas.
- Estados financieros del contable.
- Declaraciones de impuestos anteriores.
- Formularios W2 y 1099.
- Cheques cancelados.
- Varios documentos que respaldan las deducciones, los ingresos o el crédito adicional que se informan en su declaración de impuestos.
Seguimiento del flujo de caja del inventario
Es importante que los propietarios de negocios de comercio electrónico supervisen y controlen el flujo de efectivo de su inventario.
Un informe de flujo de efectivo de inventario informa cuánto se pagó el inventario comercial, así como los gastos de fabricación de productos, para los empresarios de comercio electrónico que producen los artículos que venden.
Los propietarios de negocios de comercio electrónico que fabrican todos los productos que venden deben incluir los siguientes elementos en el flujo de efectivo del inventario:
- Materias primas.
- Mantenimiento.
- Adquisición de equipos.
Si desea obtener una imagen completa del flujo de efectivo del inventario y calcular con precisión su beneficio neto, es necesario realizar un seguimiento de las pérdidas de inventario, como:
- Deterioro.
- Robo.
- Daños durante la producción.
Seguimiento de inventario
Además del flujo de caja del inventario, los propietarios de las tiendas electrónicas necesitan saber la cantidad exacta de artículos del inventario que tienen a su disposición en todo momento.
Hay dos formas de seguimiento de inventario:
- Seguimiento periódico. Incluye contar cada artículo del inventario en stock y anotar el costo y el valor de venta de cada pieza. Cada actualización realizada en la cantidad de artículos de inventario se refleja en la cantidad de dinero gastado y ganado por su empresa en términos de inventario durante un período en particular. Los nuevos propietarios de tiendas electrónicas deben realizar este método una vez al mes. A medida que se desarrolla su negocio de comercio electrónico, se realiza un seguimiento periódico trimestral o anualmente.
- Seguimiento perpetuo. Confíe en el software de contabilidad automatizado para realizar un seguimiento constante de su inventario. A medida que se escanea un nuevo artículo o se agrega manualmente a su almacenamiento de inventario, la herramienta de software que está utilizando actualiza automáticamente el recuento de inventario y las cifras totales de efectivo.
Seguimiento de devoluciones y contracargos de clientes
Los empresarios de comercio electrónico deben mantener separadas las devoluciones de los clientes y los contracargos porque se trata de dos categorías diferentes.
- Devoluciones del cliente. La transacción original debe registrarse como un gasto y agregarse a la lista de cuentas por pagar. Cuando el producto se devuelve a su empresa, la transacción de devolución del cliente debe incluirse en la sección Devoluciones y concesiones y deducirse de sus ingresos.
- Contracargos. Un contracargo ocurre cuando un cliente presenta una disputa en su banco en caso de fraude o no entrega de bienes o servicios pagados. Todas las devoluciones de cargo deben archivarse en Devoluciones y asignaciones. En caso de cargos adicionales debido a devoluciones de cargo, deben marcarse como gastos comerciales.
Note: Obtenga más información sobre las últimas tendencias de fraude de comercio electrónico y manténgase al tanto de protegerse a sí mismo y a sus clientes.
Calcular las ventas de equilibrio
Los empresarios de comercio electrónico deben prestar atención a dos tipos de impuestos: impuestos sobre las ventas e impuestos sobre la renta de las empresas.
Los propietarios de tiendas electrónicas con sede en EE. UU. Deben tener en cuenta dos niveles diferentes de impuestos:
- Impuestos sobre las ventas a nivel estatal.
- Impuestos sobre las ventas locales.
Dependiendo del estado donde esté registrada una tienda electrónica, sus propietarios deben comunicarse con la administración tributaria local para obtener más información sobre los impuestos de comercio electrónico que están sujetos a pagar.
Además, la dirección de envío de cada cliente determina los impuestos que se cobran a ese comprador. Puede ingresar los impuestos sobre las ventas manualmente en la caja o usar un sistema de software para calcularlos automáticamente, de acuerdo con la plataforma de comercio electrónico que esté utilizando.
Note: Aprender acerca conciliación de pagos, un importante proceso de comparación de extractos bancarios con documentos contables.
Terminología importante de contabilidad de comercio electrónico
Todo empresario de comercio electrónico debe familiarizarse con los siguientes términos de contabilidad de comercio electrónico:
- Impuesto sobre las ventas de comercio electrónico. Impuesto por el gobierno estatal para ser pagado por los minoristas por los bienes y servicios vendidos. Se recoge en el punto de venta y se envía al gobierno. La fórmula para calcular el impuesto sobre las ventas es:
-
Órdenes de venta. Un documento interno oficial elaborado por la parte vendedora y presentado al cliente para confirmar y verificar las ventas de servicios y bienes. Contiene los siguientes elementos:
- Detalles de venta.
- Número de bienes o servicios vendidos.
- Precio de bienes y servicios.
- Calidad.
- Dirección y fecha de entrega.
- Método de pago.
- Orden de compra. Una confirmación oficial del comprador de que desea comprar bienes o servicios de un vendedor. Contiene las cantidades y los precios deseados. Los vendedores realizan órdenes de venta basadas en órdenes de compra.
- Factura. Un documento enviado por el vendedor al comprador que contiene la cantidad de dinero que necesita pagar al vendedor por los bienes o servicios contratados. Mientras una orden de venta permanece con el comprador, la factura se envía al comprador.
- Recibos. Un documento oficial escrito emitido por el vendedor que confirma que el comprador ha pagado al vendedor por los bienes o servicios concertados. Los compradores lo utilizan como prueba de pago.
Conclusión
La contabilidad de comercio electrónico consta de numerosas categorías y subcategorías. Tienda online los propietarios deben aprender a qué se refiere cada uno de estos elementos y cómo implementarlos en su negocio de comercio electrónico.
Con las definiciones, consejos e instrucciones que se comparten en esta guía, los emprendedores que trabajan en el comercio electrónico tienen todo lo que necesitan para manejar de manera rápida y eficiente sus obligaciones contables.
Para obtener más información, puede consultar nuestra lista de recursos gratuitos para empresas de comercio electrónico en la época de Covid-19.