La conciliación de pagos es un proceso crucial que toda empresa, independientemente de su tamaño, debe realizar con regularidad. Proporciona información sobre la salud financiera de una empresa y establece la transparencia financiera.
Las empresas de hoy procesan muchas transacciones financieras, lo que hace que la conciliación de pagos sea un desafío para los departamentos de contabilidad. Esto es especialmente cierto en el industria de comercio electrónico, que ha adoptado la estrategia omnicanal. Hacer un seguimiento de los pagos que se producen a través de múltiples canales de venta requiere soluciones nuevas y automatizadas.
En este artículo, aprenderá sobre la importancia de la conciliación de pagos, las mejores prácticas de conciliación de pagos y los errores más comunes que cometen las empresas.
¿Qué es la conciliación de pagos?
La conciliación de pagos es el proceso de comparar los extractos bancarios con los documentos contables para asegurarse de que sean consistentes y estén actualizados. Su objetivo es descubrir errores en los balances y resolver las discrepancias que surgen en las finanzas.
La detección de discrepancias financieras a través de la conciliación de pagos es esencial para evitar errores en el libro de contabilidad y identificación de fraude. También es una buena manera de hacer un seguimiento de los trabajos atrasados o pagos fallidos.
Note: si posee un negocio de comercio electrónico en los EE. UU., consulte nuestro guía para las mejores prácticas contables de comercio electrónico.
La conciliación de pagos es exigente y requiere mucho tiempo, pero debe realizarse con regularidad. Según el tamaño de la empresa, realice la reconciliación de pagos de forma diaria, semanal, mensual o trimestral.
Hay dos tipos de conciliación de pagos:
- Reconciliación personal. Compara tus estados de cuenta personales con recibos. Las aplicaciones bancarias para teléfonos inteligentes simplifican este proceso al enviar notificaciones a los usuarios sobre los depósitos y retiros de sus cuentas.
- Conciliación empresarial. Incluye comparaciones de documentos financieros a través de múltiples cuentas y sectores de la empresa. La conciliación empresarial es compleja y, a menudo, requiere la asistencia de terceros, como las empresas de contabilidad. El proceso es esencial para los impuestos, ya que estos se basan en los activos y las ventas de la empresa.
Proceso de conciliación de pagos
Hay 3 etapas del proceso de conciliación de pagos comerciales.
1 Interno
La extracción de datos internos es la primera etapa de la reconciliación empresarial. Durante esta etapa, recuperar internamente los documentos sobre las transacciones financieras realizadas en el período determinado (dentro de la empresa). Esto incluye los documentos contables que la empresa almacena, ya sea digitalmente o en papel.
2. Externo
La segunda etapa de la conciliación comercial consiste en recopilar datos sobre actividades comerciales externas. Recopile los estados de cuenta bancarios correspondientes a las transacciones que se registraron y recaudaron en la fase anterior.
3. Correspondencia y reconciliación
El cotejo y la conciliación es la fase central del proceso de conciliación empresarial. Durante esta etapa, compare documentos internos y externos para encontrar discrepancias.
Reporte todos los errores financieros para arreglarlos. La mayoría de las discrepancias se deben a errores cometidos internamente, pero en ocasiones el banco tiene la culpa debido a un Violacíon de datos.
La conciliación pasa por varias etapas de revisión y aprobación. Esta parte del proceso es la más compleja ya que todos los errores detectados deben resolverse manualmente. Por eso, las empresas deberían automatizar los dos pasos anteriores para que este proceso sea lo más fluido posible.
Una vez completada la conciliación, los datos actualizados se agregan a la base de datos de la empresa.
¿Por qué es importante la conciliación de pagos?
Estas son las razones por las que las empresas necesitan realizar conciliaciones de pagos periódicas:
- Descubrimiento y corrección de errores. Los errores ocurren, pero el objetivo es descubrir las discrepancias financieras lo antes posible. La conciliación de pagos ayuda a detectar si alguno de los registros financieros no coincide para que pueda encontrar su fuente y corregirlos.
- Prevención de actividades fraudulentas. La seguridad es muy importante en cualquier negocio, y esto es cierto tanto para los comerciantes como para sus clientes. Al realizar conciliaciones de pagos periódicas, una empresa se asegura de que sus finanzas estén a la altura de los estándares de los organismos reguladores y contables, dejando menos espacio para posibles fraudes.
Note: Para evitar el fraude en los pagos, los Estándares de seguridad de la industria de tarjetas de pago establecieron un conjunto de reglas que cualquier empresa que reciba pagos con tarjeta debe cumplir. Para obtener una lista completa de los requisitos de cumplimiento de los comerciantes, consulte nuestro Lista de verificación de cumplimiento de PCI para comerciantes.
- Tomar decisiones comerciales inteligentes. La conciliación de pagos brinda información sobre cada depósito, retiro, pago fallido o vencido. Esto ayuda a una empresa a tomar decisiones financieras informadas y optimizar sus gastos.
- Prevención de cargos adicionales. La conciliación de pagos resuelve problemas con cargos por sobregiro y cheques sin fondos por pagos que no se han realizado, brindando a las partes interesadas una imagen precisa de los datos financieros de la empresa.
Mejores prácticas de conciliación de pagos
A continuación se muestra una lista de las mejores prácticas de conciliación de pagos:
- Automatice el proceso de reconciliación. La automatización ayuda a ahorrar tiempo, especialmente si la conciliación de pagos incluye grandes cantidades de datos financieros. Además, elimina las posibilidades de error humano.
- Estandarizar la conciliación de pagos. Establezca un proceso de conciliación de pagos estandarizado y respételo. Desarrolle plantillas y procedimientos estandarizados que los empleados puedan usar como pautas.
- Realiza comprobaciones internas. Además de adoptar la automatización y la estandarización, es fundamental realizar controles internos periódicos para comprobar si hay dificultades y errores en el proceso de conciliación de pagos y garantizar la precisión de los datos.
- Rellene los huecos manuales. Muchas empresas todavía hacen mucho trabajo manual a pesar de adoptar la automatización. Aunque el trabajo manual es necesario, las empresas deben implementar la automatización siempre que sea posible, especialmente para los procesos de menor escala. Esto permite a los contadores concentrarse en tareas más exigentes.
- Priorizar las tareas con un enfoque basado en el riesgo. Al realizar la conciliación de pagos, identifique qué cuentas exigen más atención en función del riesgo que representan para sus finanzas si no se manejan adecuadamente. Esto también incluye determinar con qué frecuencia se deben conciliar las cuentas.
- Evaluar y optimizar. La industria financiera está en constante cambio e innovación. Compruebe periódicamente si hay soluciones que ayuden a agilizar el proceso de conciliación de pagos.
Errores comunes de conciliación de pagos
Estos son los errores más comunes en la conciliación de pagos:
- No realizar la conciliación de pagos con regularidad. Realice la conciliación de pagos de forma regular, especialmente si tiene una gran empresa con grandes volúmenes de transacciones.
- Disponer de múltiples sistemas de seguimiento y almacenamiento de la información financiera. Los errores proliferan cuando las empresas guardan sus recibos y extractos bancarios en una variedad de formularios, hojas de cálculo o programas en lugar de una base de datos centralizada.
- Tener datos incompletos sobre las transacciones. Esto incluye pruebas de transacciones financieras que carecen de información esencial, como la fecha de la transacción o su estado.
Conclusión
Al realizar comprobaciones periódicas y actualizaciones de los documentos financieros a través de la conciliación de pagos, las empresas obtienen una mejor perspectiva de sus ingresos y gastos. Además, la conciliación de pagos es una herramienta esencial para la prevención del fraude y otorga transparencia financiera a las empresas.
La conciliación de pagos es la piedra angular de las buenas prácticas contables. Brinda a las partes interesadas una comprensión de la salud financiera de la empresa y, en última instancia, contribuye a su potencial de crecimiento.